एक्सेल में कितने व्यू होते हैं?

[एक्सेल में कितने व्यू होते हैं]: 5 मुख्य विकल्प

एक्सेल सॉफ्टवेयर में काम करते समय एक्सेल में कितने व्यू होते हैं इसकी पूरी जानकारी होना जरूरी है। सही व्यू विकल्प चुनने से डेटा को व्यवस्थित देखने और प्रिंट करने में मदद मिलती है।

एक्सेल में वर्कबुक व्यू के तीन मुख्य प्रकार

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में मुख्य रूप से तीन बुनियादी वर्कबुक व्यू होते हैं जो आपके काम को आसान बनाते हैं। इनमें नॉर्मल व्यू (Normal View), पेज लेआउट व्यू (Page Layout View), और पेज ब्रेक प्रीव्यू (Page Break Preview) शामिल हैं। जब आप कोई नई शीट खोलते हैं, तो एक्सेल स्वचालित रूप से आपको ग्रिड आधारित संपादन वातावरण प्रदान करता है। काम की प्रकृति के आधार पर आप इन तीनों विकल्पों में से किसी को भी चुन सकते हैं। यह आपकी स्क्रीन के नीचे दाईं ओर मौजूद स्टेटस बार या ऊपर रिबन के व्यू टैब से नियंत्रित होता है।

शुरुआती स्तर पर कई लोग डेटा एंट्री के समय ही प्रिंटिंग सेटिंग्स को लेकर परेशान हो जाते हैं। मैंने भी अपने शुरुआती प्रोजेक्ट्स में यह गलती की थी। मैं हमेशा नॉर्मल ग्रिड पर काम करता था और प्रिंट दबाने के बाद पन्नों का लेआउट पूरी तरह बिगड़ जाता था।

घंटों की मेहनत बर्बाद हो जाती थी। लेकिन जब मुझे समझ आया कि प्रत्येक कार्य के लिए एक समर्पित व्यू डिज़ाइन किया गया है, तो मेरा पूरा वर्कफ़्लो बदल गया। सही विकल्प का चयन करने से आपकी कार्यकुशलता में लगभग 40-50% का सुधार हो सकता है और समय की भारी बचत होती है।

1. नॉर्मल व्यू (Normal View) - दैनिक संपादन का मानक

यह नॉर्मल व्यू इन एक्सेल क्या है इसका उत्तर देता है और यह एक्सेल का डिफ़ॉल्ट और सबसे लोकप्रिय व्यू है जो डेटा लिखने और गणना करने के लिए एक विशाल ग्रिड प्रदान करता है। इसमें आपको असीमित रोज़ (Rows) और कॉलम्स (Columns) दिखाई देते हैं जहाँ आप बिना किसी रुकावट के फ़ार्मूले लगा सकते हैं। आमतौर पर लगभग 90% उपयोगकर्ता अपने नियमित कार्यों जैसे डेटा एंट्री या पिवट टेबल बनाने के लिए इसी माध्यम का चयन करते हैं। यह कंप्यूटर के प्रोसेसर पर कम दबाव डालता है जिससे बड़ी फ़ाइलें भी सुचारू रूप से चलती हैं।

2. पेज लेआउट व्यू (Page Layout View) - प्रिंटिंग का सटीक दृश्य

यदि आप यह देखना चाहते हैं कि आपका डेटा कागज़ पर छपने के बाद कैसा दिखेगा, तो यह विकल्प सबसे बेहतर है। इसमें शीट छोटे-छोटे पन्नों में विभाजित होकर दिखाई देती है जहाँ आप सीधे हेडर (Header) और फुटर (Footer) जोड़ सकते हैं। इसके साथ ही आपको पन्नों के मार्जिन और रूलर भी साफ दिखाई देते हैं। यह मुख्य रूप से रिपोर्ट तैयार करने और इनवॉइस डिज़ाइन करने के लिए उपयोगी है क्योंकि आपको प्रिंट प्रीव्यू में बार-बार जाने की आवश्यकता नहीं पड़ती।

3. पेज ब्रेक प्रीव्यू (Page Break Preview) - पन्नों का मैन्युअल विभाजन

यह माध्यम विशेष रूप से बड़े डेटा सेट को प्रिंट करते समय सीमाओं को प्रबंधित करने के लिए उपयोग किया जाता है। इसमें नीले रंग की रेखाएँ दिखाई देती हैं जो यह दर्शाती हैं कि एक पेज कहाँ समाप्त हो रहा है और दूसरा कहाँ से शुरू हो रहा है। आप इन नीली लाइनों को माउस से खींचकर (Drag and Drop) अपनी सुविधानुसार पेज की सीमा तय कर सकते हैं। इससे आपका महत्वपूर्ण डेटा दो अलग-अलग पन्नों पर कटने से बच जाता है।

कस्टम व्यू (Custom View) और शीट व्यू की अतिरिक्त सुविधाएँ

तीन मुख्य विकल्पों के अलावा एक्सेल आपको कस्टम व्यू (Custom View) और शीट व्यू (Sheet View) की उन्नत सुविधा भी देता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कबुक व्यू की मदद से आप अपनी विशिष्ट सेटिंग्स जैसे कि छुपे हुए कॉलम्स, रो की ऊंचाई, ज़ूम स्तर और एक्टिव फ़िल्टर्स को एक नाम देकर सेव कर सकते हैं। जब भी आपको उस विशिष्ट लेआउट की आवश्यकता हो, आप बस एक क्लिक में उसे लागू कर सकते हैं। हालांकि, इसकी एक बड़ी सीमा है - यदि आपकी वर्कबुक में कोई भी टेबल फॉर्मेट (Insert Table) मौजूद है, तो कस्टम व्यू का विकल्प अमान्य हो जाता है।

बड़ी टीमों में सहयोगात्मक काम के लिए शीट व्यू एक क्रांतिकारी उपकरण है। जब एक ही समय में कई लोग एक ही क्लाउड फ़ाइल पर काम कर रहे होते हैं, तो किसी एक का फ़िल्टर बदलना दूसरों के काम में बाधा डालता है। एक्सेल उपयोगकर्ताओं को अधिकतम 256 शीट व्यू बनाने की अनुमति देता है। इसके माध्यम से आप दूसरों को प्रभावित किए बिना अपना व्यक्तिगत फ़िल्टर और सॉर्टिंग लेआउट लागू कर सकते हैं। यह डेटा को बिना किसी छेड़छाड़ के अलग-अलग दृष्टिकोण से देखने का एक बेहतरीन माध्यम है।

मुख्य एक्सेल व्यू के बीच व्यावहारिक तुलना

वर्कबुक को प्रबंधित करने के लिए सही व्यू का चयन करना आपके काम की गति को बढ़ा देता है। नीचे तीनों मुख्य व्यू के बीच के अंतर को स्पष्ट किया गया है।

नॉर्मल व्यू ⭐

• डेटा प्रविष्टि, जटिल गणनाएँ, फॉर्मूला निर्माण और दैनिक संपादन कार्य।
• बिना किसी पेज मार्जिन या हेडर के एक सतत और असीमित ग्रिड स्क्रीन।
• सबसे तेज़ गति - बड़ी फ़ाइलों और लाखों रो वाले डेटा के लिए सबसे उपयुक्त।

पेज लेआउट व्यू

• प्रिंटिंग से पहले मार्जिन सेट करना और हेडर/फुटर को जोड़ना।
• डेटा अलग-अलग पन्नों में बंटा हुआ दिखता है, बिल्कुल वास्तविक कागज़ की तरह।
• सामान्य - ग्राफिक्स और बड़े डेटा के कारण रेंडरिंग में थोड़ा समय ले सकता है।

पेज ब्रेक प्रीव्यू

• प्रिंटिंग क्षेत्र की सीमाओं को मैन्युअल रूप से समायोजित और नियंत्रित करना।
• नीली रंग की विभाजक रेखाओं के साथ केवल डेटा वाला सक्रिय क्षेत्र दिखाई देता है।
• तेज़ - यह केवल प्रिंट सीमाओं पर ध्यान केंद्रित करता है और इंटरफ़ेस को सरल रखता।

रोहित का प्रिंटिंग संघर्ष: एक व्यावहारिक समाधान

रोहित, दिल्ली की एक फर्म में डेटा एनालिस्ट हैं, जो 50 से अधिक कॉलम्स वाली एक बड़ी सेल्स रिपोर्ट तैयार कर रहे थे। नॉर्मल व्यू में काम करते समय सब कुछ ठीक लग रहा था, लेकिन जब उन्होंने इसे प्रिंट करने का प्रयास किया, तो पूरी रिपोर्ट बिखर गई। कॉलम्स आधे-आधे कटकर अलग पन्नों पर जा रहे थे और बॉस को रिपोर्ट भेजने में केवल 20 मिनट बचे थे।

अपनी पहली कोशिश में उन्होंने घबराहट में मैन्युअल रूप से प्रत्येक कॉलम की चौड़ाई कम करना शुरू कर दिया। परिणाम और भी खराब हो गया - टेक्स्ट बहुत छोटा हो गया और कुछ फ़ार्मूले वाले सेल में एरर दिखने लगा। इस प्रक्रिया में उनके 10 मिनट बेकार चले गए और समस्या का कोई समाधान नहीं निकला।

तभी उन्हें एक्सेल के व्यू ऑप्शंस की याद आई। उन्होंने तुरंत स्टेटस बार से पेज ब्रेक प्रीव्यू विकल्प पर क्लिक किया। स्क्रीन पर नीली डैश वाली लाइनें दिखाई दीं जो गलत जगह पर पेज विभाजन को दर्शा रही थीं। उन्होंने समझा कि कॉलम छोटे करने के बजाय इन सीमाओं को बदलना सही तरीका है।

रोहित ने माउस की मदद से उस नीली रेखा को खींचकर आखिरी कॉलम के अंत में सेट कर दिया। एक्सेल ने स्वचालित रूप से पूरे डेटा को एक पेज की चौड़ाई में फिट कर दिया। केवल 2 मिनट में पूरी रिपोर्ट प्रिंट के लिए तैयार हो गई, टेक्स्ट का आकार भी सही रहा और रोहित ने समय पर अपनी प्रेजेंटेशन पूरी कर ली।