वर्कशीट में कितने व्यू होते हैं?

एक्सेल वर्कशीट में कितने व्यू होते हैं? तीन मुख्य प्रकार

एक्सेल में डेटा के साथ काम करते समय विभिन्न वर्कशीट व्यू समझना आवश्यक है। ये दृश्य आपको डेटा को बेहतर तरीके से एडिट करने और प्रिंटिंग के लिए फाइल को तैयार करने में मदद करते हैं। एक्सेल वर्कशीट में कितने व्यू होते हैं यह जानकारी आपको सॉफ्टवेयर के सही उपयोग में काफी लाभ पहुंचाती है。

एक्सेल वर्कशीट में कितने व्यू होते हैं?

एक्सेल में काम करते समय यह जानना जरूरी है कि वर्कशीट कितने अलग-अलग तरीकों से देखी जा सकती है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में मुख्य रूप से तीन (3) स्टैंडर्ड वर्कशीट व्यू होते हैं, जिन्हें आप एक्सेल व्यू टैब इन हिंदी के माध्यम से बदल सकते हैं। ये दृश्य न केवल डेटा को एडिट करने में मदद करते हैं, बल्कि प्रिंटिंग से पहले वर्कशीट को सही तरह से व्यवस्थित करने में भी सहायक होते हैं。

एक्सेल में तीन मुख्य व्यू के प्रकार

हर व्यू का अपना खास मकसद होता है। यहाँ इन तीन मुख्य व्यू का विवरण दिया गया है: एमएस एक्सेल वर्कबुक व्यू के प्रकार: नॉर्मल व्यू (Normal View): यह एक्सेल का डिफ़ॉल्ट व्यू है। इसमें आप डेटा टाइप करते हैं और एडिटिंग करते हैं। यह व्यू बहुत तेज़ होता है क्योंकि इसमें पेज मार्जिन या हेडर-फुटर नहीं दिखते।

पेज लेआउट व्यू (Page Layout View): अगर आप यह देखना चाहते हैं कि आपकी वर्कशीट प्रिंट होने पर कैसी दिखेगी, तो यह व्यू सबसे अच्छा है। इसमें आप नॉर्मल व्यू और पेज लेआउट व्यू को सीधे समझ सकते हैं।

पेज ब्रेक प्रिव्यू (Page Break Preview): यह व्यू यह तय करने में मदद करता है कि डेटा प्रिंट करते समय कहाँ से दूसरे पेज पर जाएगा। नीली रेखाओं को खींचकर आप प्रिंट क्षेत्र को आसानी से बदल सकते हैं।

कस्टम और अन्य उपयोगी व्यू

तीन मुख्य व्यू के अलावा एक्सेल में कुछ और भी विकल्प होते हैं जो आपकी उत्पादकता बढ़ा सकते हैं। उदाहरण के लिए, कस्टम व्यू (Custom Views) आपको डेटा की विशिष्ट फ़िल्टरिंग या सॉर्टिंग को सहेजने की अनुमति देता है। यह फीचर तब बहुत काम आता है जब आपको एक ही डेटा को अलग-अलग रिपोर्टों के लिए बार-बार व्यवस्थित करना पड़ता है।

सही व्यू का चुनाव कब और क्यों करें?

अधिकतर समय हम नॉर्मल व्यू में काम करते हैं क्योंकि यह सबसे सरल होता है। हालाँकि, जब प्रिंटिंग की बात आती है, तो बिना एक्सेल में पेज ब्रेक प्रिव्यू का उपयोग किए काम करना जोखिम भरा हो सकता है। बिना इन्हें देखे प्रिंट करने से डेटा अक्सर दूसरे पेज पर कट जाता है। अनुभवी एक्सेल उपयोगकर्ता अक्सर नॉर्मल व्यू में काम करते हैं, और केवल आखिरी समय प्रिंटिंग की तैयारी के लिए बाकी व्यूज का उपयोग करते हैं।

एक्सेल वर्कशीट व्यू की तुलना

हर व्यू की अपनी खासियत है, जो अलग-अलग कार्यों के लिए उपयोगी होती है।

नॉर्मल व्यू

• बहुत तेज़
• डेटा एंट्री और बेसिक एडिटिंग
• दिखाई नहीं देती

पेज लेआउट व्यू

• थोड़ा धीमा
• हेडर, फुटर और मार्जिन सेटअप
• स्पष्ट रूप से दिखाई देती है

पेज ब्रेक प्रिव्यू

• सामान्य
• पेज विभाजन सेट करना
• पेज के अंत और विभाजन को दर्शाती है

आदित्य का डेटा रिपोर्ट अनुभव

आदित्य दिल्ली में एक फाइनेंस कंपनी में काम करते हैं। उन्हें साप्ताहिक रिपोर्ट बनानी पड़ती है, लेकिन प्रिंट करते समय उनका डेटा हमेशा अलग पेज पर कट जाता था। वह काफी परेशान थे।

शुरुआत में उन्होंने प्रिंट प्रीव्यू को बार-बार बंद करके देखा। इसमें बहुत समय बर्बाद हो रहा था, और उन्हें बार-बार कॉलम की चौड़ाई कम-ज्यादा करनी पड़ रही थी।

फिर उन्होंने 'पेज ब्रेक प्रिव्यू' का उपयोग करना शुरू किया। उन्होंने नीली रेखाओं को ड्रैग करके डेटा को एक पेज में फिट कर दिया। यह बदलाव उनके लिए गेम-चेंजर साबित हुआ।

अब आदित्य की रिपोर्ट प्रोफेशनल तरीके से प्रिंट होती है और उनका काम 40% कम समय में हो जाता है, जिससे उनकी थकान भी कम हो गई है।