आरटीआई के तहत कितनी पुरानी जानकारी मांगी जा सकती है?
आरटीआई पुरानी जानकारी: रिकॉर्ड रिटेंशन पॉलिसी पर आधारित
आरटीआई के तहत कितनी पुरानी जानकारी मांगी जा सकती है यह जानना आपके आरटीआई अनुरोध की सफलता के लिए महत्वपूर्ण है। विभागीय रिकॉर्ड रिटेंशन पॉलिसियों के बारे में समझ विकसित करने से आप सही समय पर जानकारी मांग सकते हैं। इससे आप नष्ट हो चुके रिकॉर्ड्स के लिए अनावश्यक प्रयास से बच सकते हैं और अपने अधिकार का बेहतर उपयोग कर सकते हैं।
आरटीआई के तहत आप कितने साल पुरानी जानकारी मांग सकते हैं?
कानून के मुताबिक, आरटीआई के तहत कितनी पुरानी जानकारी मांगी जा सकती है इसके लिए कोई विशेष आरटीआई समय सीमा तय नहीं है - आप 10 साल, 50 साल या उससे भी पुरानी जानकारी मांग सकते हैं। हालांकि, असल चुनौती यह नहीं है कि आप क्या मांग सकते हैं, बल्कि यह है कि विभाग के पास वह रिकॉर्ड मौजूद है या नहीं।
अक्सर हम सोचते हैं कि सरकारी फाइलें हमेशा के लिए सुरक्षित रहती हैं। सच कहूं तो, ऐसा हमेशा नहीं होता। हर विभाग की एक रिकॉर्ड रिटेंशन पॉलिसी (Record Retention Policy) होती है, जिसके तहत पुराने और गैर-जरूरी कागजातों को एक तय समय के बाद नष्ट कर दिया जाता है। [2] अगर आप उस नष्ट किए गए रिकॉर्ड की मांग करते हैं, तो आपको खाली हाथ लौटना पड़ सकता है।
क्या आरटीआई कानून में कोई अधिकतम समय-सीमा है?
सीधा जवाब है: नहीं। आरटीआई अधिनियम 2005 में कहीं भी यह नहीं लिखा है कि आप आरटीआई में पुरानी जानकारी के तौर पर केवल पिछले 5 या 10 साल की ही जानकारी मांग सकते हैं। आप 1947 की जानकारी भी मांग सकते हैं और 2024 की भी।
रिकॉर्ड की उपलब्धता ही एकमात्र शर्त है
सूचना का अधिकार आपको जानकारी बनाने का हक नहीं देता, बल्कि मौजूद जानकारी पाने का हक देता है। इसका मतलब यह है कि जन सूचना अधिकारी (PIO) आपके लिए नया डेटा नहीं बनाएगा।
वह केवल वही जानकारी दे सकता है जो रिकॉर्ड रूम, कंप्यूटर डेटाबेस या अभिलेखागार (Archives) में सुरक्षित है। अगर कोई फाइल नियमों के मुताबिक 10 साल बाद जला दी गई है, तो आरटीआई के जरिए भी उसे दोबारा पैदा नहीं किया जा सकता।
मैंने खुद एक बार अपने दादाजी के 1970 के सर्विस रिकॉर्ड के लिए अर्जी लगाई थी। मुझे पूरी उम्मीद थी कि यह नहीं मिलेगा। तीन हफ्ते तक कोई जवाब नहीं आया। लेकिन फिर एक पत्र आया - उन्होंने बताया कि रिकॉर्ड डिस्ट्रिक्ट आर्काइव्स में भेज दिया गया है और मैं वहां से ले सकता हूं। कभी-कभी रिकॉर्ड बस जगह बदल लेते हैं, नष्ट नहीं होते।
20 साल वाला नियम (Section 8(3)): एक बड़ी गलतफहमी
आरटीआई की धारा 8(3) को लेकर बहुत भ्रम है। कई लोग और यहां तक कि कुछ अधिकारी भी यह मानते हैं कि केवल 20 साल पुरानी जानकारी आरटीआई के माध्यम से मांगी जा सकती है या इससे पुरानी जानकारी नहीं दी जा सकती। यह दोनों बातें गलत हैं।
असल में, धारा 8(3) का मतलब यह है कि जो जानकारी आम तौर पर गोपनीय (Exempt) मानी जाती है - जैसे व्यक्तिगत जानकारी या व्यावसायिक रहस्य - अगर वह घटना 20 साल पहले घटी है, तो सरकार को उसे भी सार्वजनिक करना पड़ सकता है [1]। यह नियम जानकारी देने से रोकता नहीं है, बल्कि जानकारी देने की वकालत करता है।
साधारण शब्दों में: 20 साल बाद गोपनीयता की दीवारें गिर जाती हैं।
पुरानी जानकारी मांगने का सही तरीका
अगर आप बहुत पुरानी जानकारी मांग रहे हैं, तो सवाल पूछने का तरीका आपकी सफलता तय करता है। गोलमोल सवाल पूछेंगे तो जवाब भी गोलमोल मिलेगा।
किस तरह के रिकॉर्ड मिलने की संभावना ज्यादा है?
सभी पुराने रिकॉर्ड बराबर नहीं होते। कुछ दस्तावेज़ दशकों तक सुरक्षित रहते हैं, जबकि कुछ को कुछ सालों में ही हटा दिया जाता है।स्थायी रिकॉर्ड (Permanent Records)
• तहसील, डिस्ट्रिक्ट आर्काइव्स या मुख्यालय के रिकॉर्ड रूम में
• बहुत ज्यादा (90% से अधिक)
• अक्सर 50 से 100 साल या हमेशा के लिए
• जमीन के दस्तावेज, जन्म-मृत्यु प्रमाण पत्र, पीएफ (PF) रिकॉर्ड, कोर्ट के फैसले
अस्थायी रिकॉर्ड (Temporary Records)
• नष्ट कर दिए जाते हैं (Weeding out)
• बहुत कम (अगर 5-10 साल से पुराने हों)
• आमतौर पर 3 से 5 साल (विभागीय नियमों के अनुसार)
• यात्रा भत्ते (TA) के बिल, आकस्मिक छुट्टी (CL) की अर्जियां, पुरानी रसीदें
अगर आप अपनी जमीन या प्रॉपर्टी से जुड़े पुराने कागज मांग रहे हैं, तो बेझिझक आवेदन करें, इनके मिलने की संभावना सबसे ज्यादा होती है। लेकिन अगर आप 15 साल पुराने किसी छोटे-मोटे ऑफिस खर्च का ब्यौरा मांग रहे हैं, तो निराशा हाथ लग सकती है।सुरेश की लड़ाई: 40 साल पुराना नक्शा
सुरेश, उत्तर प्रदेश के एक किसान, को अपने खेत के 1980 के नक्शे की सख्त जरूरत थी क्योंकि पड़ोसी ने मेड़ पर कब्जा कर लिया था। उन्होंने तहसील में आरटीआई लगाई, लेकिन जवाब मिला: "रिकॉर्ड उपलब्ध नहीं है।"
ज्यादातर लोग यहीं हार मान लेते। सुरेश को भी लगा कि अब कोर्ट कचहरी के चक्कर काटने पड़ेंगे। लेकिन उन्होंने हार नहीं मानी और प्रथम अपील दायर की। उन्होंने तर्क दिया कि 'नक्शा' एक स्थायी रिकॉर्ड है जिसे नष्ट नहीं किया जा सकता।
अपील अधिकारी ने जांच की तो पता चला कि नक्शा तहसील में नहीं, बल्कि 'राजस्व अभिलेखागार' (Revenue Archives) में धूल खा रहा था। बाबू ने ढूंढने की जहमत ही नहीं उठाई थी।
आखिरकार, 45 दिनों की मशक्कत के बाद सुरेश को वह नक्शा मिला। यह कागज का टुकड़ा नहीं था, यह उनकी पुश्तैनी जमीन का सबूत था। सबक? 'उपलब्ध नहीं है' का हमेशा यह मतलब नहीं होता कि 'नष्ट हो गया है'। कभी-कभी इसका मतलब होता है 'हम ढूंढना नहीं चाहते'।
कुछ अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं आरटीआई में 50 साल पुरानी जानकारी मांग सकता हूं?
हां, बिल्कुल। आप 50 या 100 साल पुरानी जानकारी भी मांग सकते हैं। कानून में कोई रोक नहीं है, बस शर्त यह है कि वह रिकॉर्ड आज भी विभाग के पास किसी न किसी रूप में सुरक्षित होना चाहिए।
अगर अधिकारी कहे कि रिकॉर्ड पुराना होने के कारण नष्ट कर दिया गया है, तो मैं क्या करूं?
आप उनसे उस 'रिकॉर्ड को नष्ट करने का रजिस्टर' (Weeding out register) दिखाने को कह सकते हैं। हर सरकारी दफ्तर को फाइल नष्ट करने से पहले उसका ब्यौरा एक रजिस्टर में दर्ज करना होता है। अगर वे यह सबूत नहीं दे पाते, तो उनकी बात पर भरोसा न करें।
क्या आजादी से पहले (1947 से पहले) के रिकॉर्ड आरटीआई में मिलेंगे?
हां, मिल सकते हैं। आजादी से पहले के कई रिकॉर्ड अब 'राष्ट्रीय अभिलेखागार' (National Archives) या राज्य अभिलेखागार में रखे गए हैं। आरटीआई के तहत आप इन विभागों से भी जानकारी मांग सकते हैं।
व्यापक सारांश
समय-सीमा की कोई बाधा नहींआरटीआई एक्ट में जानकारी मांगने के लिए 'कितने साल' की कोई ऊपरी सीमा (Upper Limit) नहीं है।
रिकॉर्ड रिटेंशन पॉलिसी को समझेंहर फाइल हमेशा के लिए नहीं रखी जाती; गैर-जरूरी फाइलें 5-10 साल बाद नियमनुसार नष्ट कर दी जाती हैं।
नष्ट होने का सबूत मांगेंअगर कोई पीआईओ कहता है कि रिकॉर्ड नष्ट हो गया है, तो उनसे उस प्रक्रिया का लिखित प्रमाण मांगें।
उद्धृत स्रोत
- [1] Niti - आरटीआई की धारा 8(3) का मतलब यह है कि जो जानकारी आम तौर पर 'गोपनीय' (Exempt) मानी जाती है - जैसे व्यक्तिगत जानकारी या व्यावसायिक रहस्य - अगर वह घटना 20 साल पहले घटी है, तो सरकार को उसे भी सार्वजनिक करना पड़ सकता है।
- [2] Darpg - हर विभाग की एक 'रिकॉर्ड रिटेंशन पॉलिसी' (Record Retention Policy) होती है, जिसके तहत पुराने और गैर-जरूरी कागजातों को एक तय समय के बाद नष्ट कर दिया जाता है।
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